“Pilotin sein”, das hört sich wichtig, aber auch ein bisschen gefährlich an. Schließlich gehört man zu den Ersten. Wir haben eine Pilotin interviewt, zu dem, was da jetzt mit der Umstellung auf M365 auf Mitarbeitende zukommt:
Die meisten von uns sind mit Microsoft aufgewachsen, dann kam plötzlich Google und jetzt wieder Microsoft. Was hat Sie am meisten überrascht, als Sie jetzt wieder Word oder Excel oder Outlook gegenübersaßen?
"Überrascht bin ich nicht wirklich – wir wussten, dass wir umgestellt werden; von daher ist man auf etwas Neues eingestellt. Man muss sich wieder an ein anderes ‚Look and Feel‘ gewöhnen. Es bedeutet, dass man am Anfang unter Umständen etwas mehr Zeit braucht, um eine Funktion zu finden. Auf der anderen Seite sind es Anwendungen wie Word und Excel, die man schon seit langem kennt. Derzeit steht uns nur die Webvariante zur Verfügung, welche gewisse Funktionen nicht beinhaltet. Bald sollen jedoch dienstliche Endgeräte bereitgestellt werden, die den Zugriff auf alle Funktionen ermöglichen.
Als Pilot*in ist es unsere Aufgabe, dass wir die Neuerungen testen, um allen Mitarbeitenden den Einstieg so einfach wie möglich zu gestalten, sodass die Umstellung möglichst reibungslos durchgeführt werden kann."
Gibt es etwas, was Sie aus der Google-Welt vermissen werden?
"Man hat sich an Google Workspace gewöhnt und nutzt dies im täglich Büroalltag. Ich persönlich finde die telefonische Einwahl sehr hilfreich, gerade wenn man kein Chromebook besitzt und sich in einen Termin von der Arbeit aus einwählen möchte. Aber dafür gibt es auch eine Lösung aus der M365-Welt in Teams."
Bei M365 geht es ja um mehr als Schreiben und Tabellenkalkulation. Das Stichwort dahinter ist ja Kollaboration, also Zusammenarbeit. Wie hilft Ihnen das in Ihrer Arbeit?
"Das Thema Kollaboration finde ich sehr wichtig. Gerade in einer immer schnelleren Arbeitswelt mit vielen Aufgaben, die es zu erledigen gilt. Hier können uns die verschiedenen Werkzeuge uns helfen, unsere Abläufe zu optimieren und besser zusammenzuarbeiten. Dies ist mit Teams und den verschiedenen Werkzeugen von M365 sehr gut möglich. Zudem gewinnen wir bei der Zusammenarbeit mit Externen Vorteile, da Kompatibilitäts- und Formatierungsprobleme beim Wechsel zwischen Microsoft Office und Google wegfallen
Voraussetzung ist jedoch, dass wir uns auf einen einheitlichen und sinnvollen gemeinsamen Umgang für Kommunikation und die Arbeitsabläufe einigen. Zudem müssen sowohl die Möglichkeiten als auch die Abhängigkeiten der verschiedenen Werkzeuge untereinander und die damit verbundenen Chancen aufgezeigt werden."
Aus den ersten Rückmeldungen zu den Schulungen und den ersten Umstellungen - was nehmen Sie dabei mit?
"Wir hatten einen Schulungsplan, der mit den Erkenntnissen aus den ersten Schulungen und Umstellungen angepasst wird und sich damit iterativ an den Bedürfnissen und Fragen unserer Piloten orientiert. Dazu möchte ich mich herzlich bei den vielen Piloten bedanken, die gerade als Pioniere Stolpersteine aus dem Weg räumen, damit auf diesem alle anderen Mitarbeiter*innen einfacher folgen können. Einen weiteren Dank möchte ich den Tutoren aussprechen, welche uns allen mit Rat und Tat freiwillig zur Verfügung stehen. Wir haben hier ebenfalls einen hohen Wissendurst erlebt. In den nächsten Wochen werden viele Informationen ausgetauscht und ich freue mich, wenn Tutor*in uns Wissen auch in Schulungen zur Verfügung stellen.
Die Basisschulung gibt erst einmal einen kleinen Einblick über den neuen Werkzeugkasten, der uns mit M365 zur Verfügung steht. Wir werden in der Praxis erleben, welche Funktionalitäten wir noch benötigen und welche Fragen sich zur Bedienung stellen. Wer über die Schulungen hinaus Fragen hat, kann diese anonym stellen. Das stellen wir u.a. in einer FAQ-Liste auf Cloud.bistum-trier.de zur Verfügung.
Zukünftig werden wir das Wissen auch in Sprechstunden, vertieften Schulungen verbreiten, um allen die Möglichkeit zu geben, sich intensiv mit den neuen Werkzeugen vertraut zu machen."